Votre entreprise utilise probablement déjà l’IA. La vraie question est : savez-vous comment ?

L’IA commence à entrer dans les entreprises, y compris dans les PME et pas forcément de manière très organisée.

• Un salarié utilise ChatGPT pour reformuler un mail.
• Un autre pour résumer un document.
• Un commercial pour préparer un rendez-vous.
• Un manager pour l’aider à rédiger un support d’entretien.

Parfois, c’est fait avec l’accord de l’entreprise, parfois non, et souvent, personne ne s’est vraiment posé la question.

Avant de se demander quel outil choisir ou comment utiliser l’IA pour gagner du temps, une entreprise devrait déjà savoir ce qui se passe chez elle.

Qui utilise l’IA ? Pour quoi faire ? Avec quelles informations ? Et avec quelles règles ?

Prendre le temps de se poser ses questions et d’y répondre permet d’éviter de découvrir un peu tard que l’IA est déjà installée dans les habitudes de travail sans que personne n’ait vraiment réfléchi à la manière de l’utiliser.

Faut-il alors interdire l’usage de l’IA ?

L’interdiction peut avoir du sens pour certains usages ou certaines données mais interdire l’usage de l’IA dans son ensemble risque surtout de déplacer le problème.

Les salariés peuvent continuer à l’utiliser sans en parler et le dirigeant ne saura plus qui l’utilise, pourquoi, avec quel outil et avec quelles informations.

Il vaut mieux se poser une autre question : « Qu’est-ce qu’on veut autoriser, encadrer ou interdire chez nous ? »

Prenons quelques exemples.

Un commercial utilise l’IA pour préparer ses mails. Très bien. Mais doit-il lui transmettre l’intégralité de ses échanges avec un client ?

Une assistante utilise l’IA pour préparer un compte rendu. Très bien. Mais que fait-elle si le document contient des informations confidentielles concernant un salarié ?

Un manager demande à l’IA de l’aider à préparer un entretien. Très bien. Mais l’IA doit-elle décider à sa place de la manière dont il doit gérer la situation ?

Et les salariés dans tout ça ?

C’est probablement là que le sujet devient vraiment RH. Les réactions face à l’IA sont très différentes.

Il y a celui qui a déjà testé tous les outils disponibles. Celui qui l’utilise discrètement. Celui qui trouve ça génial. Celui qui pense que c’est dangereux. Et celui qui se demande surtout pourquoi on lui parle encore d’une nouvelle technologie alors qu’il a déjà assez de travail comme ça.

On ne peut pas demander à tous les salariés d’adopter l’IA de la même manière.

Et surtout, il ne suffit pas de donner accès à un outil pour que son utilisation soit pertinente. Il faut expliquer ce que l’on cherche à améliorer, ce que l’on attend des salariés et les limites à respecter. Il faut aussi accepter que certaines personnes soient plus rapides que d’autres.

Par où commencer dans une PME ?

L’idée est surtout de ne pas transformer le sujet en usine à gaz.

On peut déjà prendre une heure avec quelques personnes et poser des questions très simples : Qui utilise déjà l’IA ? Pour quelles tâches ? Avec quels outils ? Qu’est-ce que cela apporte réellement ? Quelles sont les difficultés rencontrées ? Quelles informations ne doivent jamais être transmises ? Quels usages avons-nous envie d’encourager ?

Cela permet déjà de faire apparaître beaucoup de choses. Parfois, on découvre que l’entreprise utilise déjà l’IA à plusieurs endroits. Parfois, au contraire, personne ne l’utilise vraiment.

L’objectif n’est pas d’utiliser l’IA parce que tout le monde en parle.

L’objectif est de voir si elle peut être utile à votre entreprise et à vos salariés.

Et après ?

Une fois cet état des lieux fait, on peut passer à l’action :

• Définir quelques règles d’utilisation.
• Rédiger une charte IA.
• Former les salariés à quelques usages utiles.
• Sensibiliser les managers.
• Réfléchir aux compétences qui vont évoluer.
• Identifier les tâches sur lesquelles l’IA peut réellement faire gagner du temps.

Et surtout, regarder régulièrement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Il n’est pas utile de tout prévoir dès le départ. On peut commencer petit, tester, observer, corriger, puis élargir.

Finalement, la vraie question est : « Comment voulons-nous que l’IA soit utilisée dans notre entreprise ? » parce que l’IA va probablement continuer à prendre une place croissante dans nos façons de travailler.

Elle peut produire, aider, accélérer certaines tâches cependant elle ne dispense ni de réfléchir, ni de vérifier, ni de décider.

Le sujet est donc aussi de savoir comment intégrer ce nouvel outil dans l’entreprise, sans perdre de vue ceux qui vont l’utiliser.

L’IA est un outil. À chaque entreprise de décider de la place qu’elle souhaite lui donner.